Assistant - Assistante de Direction H/F - 75

Au sein de la cellule secrétariat, il/elle assiste le directeur du Mnam-Cci sur le plan administratif et logistique et participe à l'ensemble des tâches de la cellule.

Activités

Dans le cadre de sa mission, il/elle est notamment chargé.e de:

1. Accueil et communication

- Tenir l'agenda: réunions, rendez-vous

- Accueillir les visiteurs

- Assurer le suivi et le traitement des contacts du directeur

- Filtrer les appels téléphoniques, transmettre les messages, orienter les correspondants

- Recevoir, trier, enregistrer et diffuser le courrier (arrivée et départ)

2. Gestion de l'information/secrétariat

- Organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes

- Saisir, mettre en forme des documents divers

- Rédiger des documents, des courriers administratifs

- Mettre à jour et exploiter le fichier des contacts

- Préparer les documents à la signature du directeur

3. Classement, archivage

- Enregistrer et classer des documents (papiers et électroniques)

- Assurer le tri, l'élimination ou le versement aux archives des documents

4. Organisation logistique

- Planifier et assurer l'organisation logistique des réunions ou rencontres : réservation de salles, lien avec les services (mobilier, assistance informatique,...), invitation des participants, préparation des dossiers et supports de réunion

- Assurer ou coordonner les travaux de reproduction de documents et/ou de numérisation

- Assurer si besoin l'intérim de l'assistant de la directrice adjointe en son absence