Assistant - Assistante de Direction H/F - 75

Créée en 1989, DOMINGUES COUVERTURE est une entreprise familiale à taille humaine spécialisée dans les travaux de couverture traditionnelle à Paris et proche couronne. Nos chantiers concernent principalement des rénovations à l'identique sur notre patrimoine historique ainsi que des projets d'augmentation de l'efficacité énergique des bâtiments à l'aide d'isolation thermique.

Pour ce poste, nous exigeons une expérience dans le BTP.

Nous travaillons l'intégralité des matériaux spécifiques à notre région : zinc, ardoise, tuile plate, tuile mécanique, plomb en rénovation, en entretien mais également en neuf.
Nous sommes actuellement à la recherche d'un.e Assistant.e de Direction, qui aura des fonctions administratives, financières et des fonctions en ressources humaines.

Notre entreprise de taille moyenne (20 personnes) est à la recherche d'un.e Assistant.e de Direction compétent.e et polyvalent.e pour soutenir notre équipe de direction. En tant qu'Assistant.e de Direction, vous jouerez un rôle essentiel en fournissant un soutien administratif de haut niveau à notre équipe de direction, contribuant ainsi à la réussite globale de l'entreprise.

Dans le cadre de vos missions vous êtes en contact quasi quotidien avec une grande variété d'interlocuteurs : clients, fournisseurs, sous-traitants, architectes, comptable et vous intervenez sur différentes sphères. Vous trouverez ci-dessous une liste de missions, non exhaustive.
Relation Clients :
- Traitement des e-mails, du courrier papier et réponse aux appels téléphoniques
- Traitement de toutes les nouvelles demandes entrantes des clients connus (syndics, architectes, anciens clients) et des nouveaux clients : préparation des rendez-vous sur différents supports et logiciels,
- Traitement des acceptations de devis, suivi des demandes d'attestations de TVA à taux réduit,
Préparation et suivi administratif des chantiers :
- Création des demandes d'urbanisme et des demandes de voirie lorsque nécessaire,
- Rédaction des PPSPS (Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé)
- Création des DOE (Dossier Ouvrage Exécutés).
- Edition des factures d'acompte, situations de travaux et factures finales de travaux
Suivi des Ressources Humaines :
- Demande de nouveaux contrats au service comptable externe lors des nouvelles embauches et préparation des éléments nécessaires (exemples : demande de carte BTP, ajout sur APST),
- Relation avec les écoles pour les contrats en alternance,
- Suivi des congés du personnel de chantier (saisie sur CIBTP),
- Déclaration des congés intempéries le cas échéant,
- Chaque fin de mois, préparation des tableaux de variables pour le service paie,
- Suivi selon besoins : transmission des arrêts de travail au service comptable, demandes diverses auprès du service comptable externe.
Relation Sous-traitance :
- Création des contrats ST et des bons de commande,
- Demandes et suivis de pièces administratives ST.
Comptabilité
- Enregistrement des transactions financières de l'entreprise suivantes : les achats, les dépenses régulières, les paies, etc. pour le maintien d'un registre précis de toutes ces opérations,
- Gestion de la trésorerie : surveillance des flux de trésorerie de l'entreprise, en s'assurant qu'il y a suffisamment de liquidités pour répondre aux besoins courants et en élaborant des prévisions de trésorerie pour éviter les problèmes de liquidités.
- Paiement des factures et gestion des créances : paiement des factures fournisseurs, sous-traitants, et gestion les créances clients. Il s'assure que les paiements sont effectués en temps voulu et qu'il n'y a pas de retards excessifs.