Assistant Administratif Technique Forum Cci 6 Octobre H/F - 75

L'Assistant(e) Administratif Technique doit s'assurer le suivi administratif, logistique et réglementaire du service technique de l'hôtel, en garantissant la bonne tenue des dossiers, la coordination des interventions, et la mise à jour des outils numériques du service (logiciels et systèmes)

MISSIONS PRINCIPALES
Gestion administrative
- Rédiger et mettre en forme les courriers, rapports et comptes rendus techniques.
- Faire le suivi des contrats de maintenance, des assurances techniques et des documents
règlementaires.
- Archiver et mettre à jour les documents techniques (plans, notices, fiches de sécurité, etc.).
- Tenir à jour les informations contenues dans les logiciels techniques et systèmes Marriott
(MESH, GXP, Birshstreet, etc)
Suivi des interventions techniques
- Planifier et coordonner les interventions des prestataires internes et externes.
- Contrôler la bonne exécution des prestations lors des passages et faire les relances si besoin.
- Faire le suivi des demandes d'intervention internes
- Faire le suivi des RPM, des en lien avec le Responsable Technique
Suivi des contrôles règlementaires
- Organiser et préparer les commissions de sécurité (dossiers, convocations, visite).
- Réaliser le suivi des contrôles périodiques obligatoires : extincteurs, désenfumage,
ascenseurs, alarmes incendie, installations électriques, etc.
Gestion des achats et des stocks
- Faire le suivi des commandes de matériel et fournitures techniques.
- Gérer les stocks de pièces détachées et consommables.
- Traiter les bons de commande, factures, et rapprochement avec le service comptabilité.
Communication et coordination
- Etre le contact privilégié entre le service technique, les autres services de l'hôtel et les
prestataires.
- Participer aux réunions et briefings techniques et rédiger les comptes rendus si nécessaire.
- Participer aux réunions quotidiennes opérationnelles
- Contribuer à la mise en oeuvre des projets au sein du service technique.