Chargé - Chargée Évènementiel et Protocole H/F - 75

Sous l'autorité du chef du BESM, la section Patrimoine et Evènementiel est responsable de la valorisation patrimoniale des sites historiques et de l'organisation de différents types d'évènements : manifestations culturelles ouvertes au grand public (Journées européennes du patrimoine, Rendez-vous aux jardins, Fête de la musique), remises de décorations, visites historiques des sites, commémorations, réceptions et réunions liés à l'actualité politique, voeux du Premier ministre aux personnels... Ces évènements peuvent concerner un public de quelques dizaines de personnes à plusieurs milliers, selon leur nature. Il peut s'agir de personnes invitées à participer à l'évènement ou bien des personnes faisant la démarche de s'inscrire.

Le (la) chargé(e) évènementiel et du protocole aura pour missions principales l'organisation des évènements (journées européennes du patrimoine, RDV jardin...) et d'organiser les cérémonies officielles du Premier ministre en étroite collaboration avec le cabinet de ce dernier. Vous vous appuierez sur un réseau qui garantit le bon déroulement des manifestations (Présidence de la République, Sénat, ministères).

Au sein de la section, sous l'autorité de la cheffe de section, et avec l'appui des deux gestionnaires évènementiels, vous aurez pour mission pour tout type d'évènement:

1. Gestion des invitations

Paramétrage et maîtrise de l'outil de gestion évènementielle (EventDrive)

Consolidation des listes des invités en lien avec le cabinet du Premier ministre

Elaboration et envoi des cartons d'invitation personnalisés selon la fonction et le rang protocolaire des invités

Gestion des réponses et des relances

Suivi des tableaux d'état des présents pour transmission aux services concernés (Chefferie de cabinet, conseillers, intendances, commandement militaire et agents de sécurité, aides de camp, pôle communication, photographes ainsi que certains services de la DSAF).

2. Gestion opérationnelle

Participation aux réunions techniques préparatoires et aux visites de reconnaissance

Organisation des modalités d'accueil: horaires et cadencement, placement, stationnement, signalétique...

Présence pour assurer l'accueil et l'émargement des invités lors de certaines cérémonies

3. Gestion post-évènement

Suivi de dossiers d'archives et de fiches de procédure en lien avec le Cabinet du Premier ministre pour les cérémonies annuelles récurrentes (déroulé, intervenants, modèles de carton d'invitation, liste des invités, photographies de l'évènement ...)

4. Missions annexes

Renfort sur l'ensemble des activités de la section, notamment pour l'organisation des évènements grand public (Journées du patrimoine, RDV aux jardins, Fête de la musique...)