Responsable du Secrétariat-Bureau d'Ordre du Bepi - Dacg H/F - 75

Le secrétariat-BO assure le secrétariat, l'accueil téléphonique, le tri, l'enregistrement, la répartition du courrier « arrivée » et les expéditions, les photocopies ainsi que le scan de documents pour l'ensemble des personnels du service. Il est chargé de la gestion des départs à l'étranger des magistrats instructeurs et des parquetiers dans le cadre des commissions rogatoires internationales (établissement notamment des ordres de mission). Il assiste les rédacteurs pour la mise en forme des courriers, notes, fiches.

Plus particulièrement, les tâches de secrétariat sont les suivantes :

- réception des appels téléphoniques et orientation vers le rédacteur compétent ;

- instruction des demandes de déplacements des magistrats à l'étranger dans le cadre de l'exécution des commissions rogatoires ;

- mise à jour du tableau des ordres de mission ;

- mise en forme et préparation des parapheurs des courriers parlementaires et questions écrites ;

- mise en forme et préparation des parapheurs des courriers à destination des particuliers avec renseignements sur Messager ;

- mise en forme en cas de demande des fiches du BEPI préparées par les rédacteurs ;

- préparation du planning hebdomadaire de l'agenda du bureau ;

- préparation du planning prévisionnel des déplacements et congés des rédacteurs ;

- mise à jour du tableau des congés de l'ensemble des membres du bureau et intendance lorsque le bureau reçoit des délégations étrangères ou organise des réunions avec les parquets et des homologues étrangers

- préparation des réunions (dossiers, réservations de salle, organisation pratique)

Les tâches correspondant au bureau d'ordre sont les suivantes :

- enregistrement des demandes nouvelles et création des dossiers d'extradition et de transfèrement, classement et copie des dossiers, préparation des courriers ;

- mise en forme et enregistrement des projets de décret, préparation des dossiers de procédures pour le conseil d'Etat.

Le, la responsable du secrétariat-BO est chargé.e de superviser l'activité du service, à laquelle il participera au même titre que les deux autres agents. Il, elle est en charge de la constitution des plannings du bureau.