Assistant de Direction au Sein de la Direction des Entreprises et des Partenariats de Sécurité et des Armes Depsa H/F - 75

Vos activités principales :

Sous l'autorité du chef de cabinet, du pilotage et de la transformation et en lien avec l'assistante de direction, vous exercerez des missions très variées, vous permettant de découvrir l'environnement d'une administration centrale au sein du ministère de l'Intérieur.

Au quotidien, accompagnée, soutenue, vous :

- gérez l'agenda de la directrice et de son adjoint, ainsi que la planification des activités de ses collaborateurs immédiats ;

- compilez les dossiers préparatoires aux réunions et vous assurez de leur complétude en lien avec les différents services de la direction ;

- assurez l'accueil physique et téléphonique de la direction, le filtrage téléphonique de la directrice, la gestion de la messagerie fonctionnelle « secrétariat DEPSA » (information de premier niveau des interlocuteurs et orientation des sollicitations vers les collaborateurs idoines), ainsi que l'arrivée des nouveaux arrivants ;

- veillez à la bonne organisation des réunions, déplacements et interventions extérieures de la directrice et de son adjoint (réservations, convocations, ordres de mission, centralisation des fonds de dossiers en lien avec les chargés de mission, préparation des chevalets, installation des matériels informatiques et préparation des salles de réunion, etc.) ;

- assurez le soutien des réunions portées par la direction (commission consultative et comité de pilotage des polices municipales, comité de pilotage de l'expérimentation IA dans la vidéo-protection, commission ministérielle de normalisation, etc.) ;

- organisez les déplacements de la directrice et du directeur adjoint en lien avec la personne en charge des déplacements au sein du pôle « affaires générales » ;

- assurez le suivi des courriers entrants et sortants (enregistrement, archivage, physique et dématérialisé) de la direction en veillant à leur mise en forme conformément à la charte graphique du ministère et à leur bonne transmission par les circuits et les logiciels dédiés ;

- gérez le courrier de la directrice et du directeur adjoint : mise à la lecture des courriers (non protégé et classifié) pour attribution aux intéressés ; mise à la signature des productions de la direction (suivi des entrées/sorties...), enregistrement des fiches de présentation