Secrétaire de Direction H/F - 75

Le secrétariat de direction du SPSP est composé de deux agents qui exercent le secrétariat au profit de l'état-major du service dont le chef de service et l'adjointe au chef de service, et les chef(fe)s de département.

À ce titre, il participe à l'optimisation du temps de travail de l'équipe de direction en organisant la gestion des réunions, des agendas, des comptes rendus d'activités et des déplacements des cadres. Il contribue à l'accessibilité et à la circulation de l'information au sein du service en déterminant le choix du circuit de diffusion le plus approprié.

En collaboration avec l'autre secrétaire, vos missions seront les suivantes :

· l'accueil physique et téléphonique,

· le traitement du courrier selon le processus établi,

· la réservation des salles de réunion et des prestations annexes,

· la mise en forme des documents et à la veille à la préparation des dossiers,

· l'organisation logistique des séminaires et autres événements,

· la gestion des déplacements sur l'applicatif dédié,

· l'accueil des nouveaux agents (intégration, matériels, badges...),

· les demandes d'interventions techniques,

· les commandes et gestion des fournitures de bureau,

· la participation à la rédaction de comptes rendus de réunions et d'activités

Plus globalement, vous êtes le ou la garant(e) du bon fonctionnement du service, la liste de ces missions n'étant pas exhaustive et pouvant évoluer au gré du temps et des nécessités.

Ponctuellement, vous pouvez être amené(e) à assister la responsable RH de proximité dans l'exercice de ses missions