Assistant de Direction - Dfjm H/F - 75

MISSION PRINCIPALE

Assister la directrice financière, juridique et des moyens (DFJM) et la sous-direction des finances (SDF) dans leurs activités quotidiennes. Assurer le remplacement de l'assistante de la sous-direction juridique et achat public (SDJAP) durant ses congés.

ACTIVITÉS
Secrétariat de la directrice de la DFJM et de la sous-direction des finances :

· Accueil téléphonique et physique, information et orientation des différents interlocuteurs de la direction et de la sous-direction
· Gestion complète du courrier. Dans certains cas, rédaction de propositions de réponse
· Planification, organisation matérielle des réunions, préparation des dossiers, rédaction de compte-rendu
· Saisine, correction et classement de différents documents
· Gestion et organisation de l'agenda de la directrice et de la sous-directrice des finances
· Assurer la gestion des fournitures de la DFJM
· Organisation des missions de la directrice et de la sous-directrice des finances
· Ponctuellement, planification et organisation des réunions du sous-directeur en charge des systèmes d'information

Coordination des activités de la DFJM :
· Préparation et transmission hebdomadaire au secrétariat du président-directeur de l'ordre du jour pour le comité de direction Recueil et diffusion de toute information intéressant la direction dans le cadre d'une communication interne à la DFJM
· Organisation du séminaire annuel de la direction, en lien avec le chef du service du pilotage administratif (SPA) et la directrice
· Garant du respect du plan de classement électronique des documents défini en lien avec la délégation Archives (DA)
· Suivi du temps de travail dans le logiciel dédié pour les agents de la SDF, de la DA et du SPA
· Organiser des moments conviviaux pour renforcer le collectif de direction (visites, déjeuner...)

Appui aux activités de la sous-direction des finances :

· Organisation de l'ensemble des réunions
· Préparation des dossiers des réunions de la sous-direction finances : conférences budgétaires, réunions de dialogue de gestion
· Organisation administrative des séances du comité des investissements et préparation des dossiers
· Accueil des nouveaux arrivants
· Préparation et consolidation des supports du bilan d'activité

En l'absence de l'assistante de la sous-directrice juridique et achat public :

· Secrétariat de la sous-direction juridique et de l'achat public ; accueil téléphonique et physique, information et orientation des différents interlocuteurs de la sous-direction
· Gestion et organisation de l'agenda de la sous-directrice
· Gestion du courrier
· Organisation et préparation matérielle des réunions
· Établissement du planning hebdomadaire des commissions d'achat public (CDAP)

En fonction de l'évolution des missions de la direction, ces activités pourront être amenées à évoluer.