Adjoint à la Cheffe de Bureau des Relations avec les Usagers H/F - 75

Groupe RIFSEEP : 3

Vos activités principales :
Au sein du bureau des relations avec les usagers, l'adjoint assiste la cheffe de bureau dans l'organisation, la coordination et la supervision du fonctionnement des sections : courrier, accueil, archives. Ses sections sont situées à la préfecture de région d'île-de-France et dans les Unités Départementales DRIEETS Paris et petite couronne (UD75, UD92, UD93, UD94).
Dans le cadre de ses missions, l'adjoint-e suit plus particulièrement le périmètre des DRIEETS.

Les missions du bureau des relations avec les usagers (BRU) sont les suivantes
Section courrier/ accueil :
Courrier
- Préparer le courrier réservé des autorités ;
- Superviser le traitement des courriels électroniques;
Accueil physique :
- Orienter les visiteurs vers les services concernés;
- Gerer les pièces d'identité et les badges visiteurs en liaison avec le poste central de sécurité
- Mettre à jour de la documentation disponible à l'accueil.
- Renseigner le tableau de statistiques
- Suivre les réservations des auditoriums et salles de réunions ainsi que des conventions liées à ces réservations.
- Assurer l'interface avec la société prestataire pour l'accueil externalisé.
Accueil téléphonique :
- Renseigner de manière claire et précise les usagers;
- Orienter les visiteurs vers les services concernés
- Suivre les statistiques et indicateurs de Qualité ;
- Organiser et planifier les ressources ;

Section Archives et Inventaires
Archives :
- Accompagner les services dans la tâche d'archivage tout au long du cycle de vie des archives (archives vivantes, archives intermédiaires et archives définitives).
Inventaires
- Réaliser les inventaires du mobilier de la Préfecture de région Ile de France, de l'immeuble « Noirmoutier », des DRIEETS et de la DRAC.
Activités du service :

Le Service Général du Soutien Opérationnel a pour mission de fournir les outils et les moyens aux usagers de la préfecture afin que ceux-ci puissent exécuter leurs missions dans les meilleures conditions possibles. Le SGSO est constitué du Service Interministériel Départemental des Systèmes d'Information et de Communication (SIDSIC), du Bureau des Moyens et de la Logistique (BML), du bureau des relations avec les usagers (BRU) et du Bureau des Affaires Administratives et Financières (BAAF)

- Composition et effectifs du service :
Le SGSO est composé de 95 agents.
Le BRU est composé de 24 agents.

- Liaisons hiérarchiques :
La cheffe du BRU
Le cheffe du SGSO

- Liaisons fonctionnelles :
Services de la préfecture, services déconcentrés de l'État