Dgafp Assistant Gestionnaire 5Das H/F - 75

Le (la) titulaire du poste a pour mission d'assurer :

1 - Le Secrétariat du département
- Traitement du courrier (enregistrement, diffusion, classement) et diffusion de la documentation;
- Accueil téléphonique et physique
- Tenue des agendas du/de la Chef(fe) de bureau en lien avec l'ensemble du département (prise de rendez-vous);
- Préparation des réunions, notamment CIAS et différentes commissions (constitution de dossiers, réservation et préparation de salles)
- Participation au suivi des échéances du département : tenue du tableau de suivi des délais (questions écrites, courriers parlementaires, calendrier de congés des agents...)
- Echanges avec les représentants syndicaux des instances évoquées pour établir notamment les ordres de missions et vérifier les frais afférents;
- Mise en forme de documents (note, bordereau, courrier, présentation...)

2 - L'assistance aux chargés d'études
- Aide ponctuelle aux chargés d'études (ex : synthèse sur Excel de données venant des relais territoriaux, etc.)
- Suivi des factures du dispositif Chèque emploi service (CESU)
- Le titulaire du poste pourra en outre être amené à traiter en propre des dossiers simples, comme le suivi de l'inscription des établissements publics aux bénéfices de l'action sociale interministérielle ou la mise en valeur des actions du département par la rédaction d'articles à destination du site Intranet/Internet de la DGAFP.

3 - La suppléance des assistantes de la sous-direction
- Le titulaire du poste supplée sa collègue assistant(e)s de la sous-direction en cas d'absence ou de pic d'activité. Au quotidien, les assistant(e)s de la sous-direction s'organisent pour que soit assurée une permanence de l'accueil, du filtrage téléphonique et de l'exécution de toute tâche devant être effectuée sans délai. Une continuité des présences est organisée pendant les périodes de congés.
- Le titulaire du poste travaille également en réseau avec les autres assistant(e)s de la DGAFP.