Assistant de Sous-Direction Sd3 - Sd6 H/F - 75

Au sein de secrétariat mutualisé des sous-directions SD3 et SD6, vous êtes en charge de l'assistance de deux sous-directions, en équipe avec deux autres assistantes. Vous êtes rattaché(e) aux deux sous-directrices.

Vous assurez plusieurs rôles :

1/ Accueil et d'aiguillage des agents et des invités :
- Accueil physique des agent(e)s et interlocuteurs(trices) de la direction ;
- Accueil des nouveaux(velles) arrivant(e) ;
- Filtrage et transfert des appels téléphoniques.

2/ Transmission de connaissance et de relais d'information :
- Formation/ pédagogie sur certains outils métiers (principalement notre outil de gestion documentaire / parapheur électronique Siged+) ;
- Transmission et suivi des dossiers formalisés ;
- Enregistrement et distribution des courriers quotidiennement collectés par le BDOAC ;
- Capitalisation des connaissances : centralisation des fiches établies par les agents partants.

3/ Organisation et préparation des réunions pour l'encadrement des deux sous-directions :
- Impression et consolidation des exemplaires papier des dossiers présentés à la Directrice du budget par les deux sous-directrices, leurs deux adjoint(e)s et les sept chef(fe)s de bureau ;
- Préparation des réunions ;
- Bonne tenue des réunions interministérielles (présence des bureaux, comptes-rendus).

4/ Archivage et de classement :
- Distribuer, classer et archiver les courriers et documents.

5/ Gestion pro-active d'agenda :
- Organiser les agendas en lien étroit avec les sous-directrices, dans un soucis d'optimisation de leurs déplacements, et de facilitation générale de leur travail

6/ Rôle de relecture :
- Constitution, suivi et contrôle des dossiers dématérialisés (notes, etc.) / vérification et mise en forme des documents sur demande des sous-directrices, leurs deux adjoint(e) et des sept chef(fe)s de bureau.

7/ Rôle de relais RH :
- Être le relais du BRH pour transmettre des informations, centraliser des demandes ou informer le BRH sur des thématiques variées. (ex : suivi RGPD, congés des agents, etc.) ;
- Suivre les présences et les congés : les chef(fe)s de bureau et sous-directeurs peuvent déléguer dans SIRHIUS, sous leurs responsabilité, la gestion des congés de leurs agent(e)s. En consultant ou imprimant le planning d'équipe ou la liste de tâches, vous pouvez être amené(e) à suivre les demandes de congés pour relancer les valideurs ou demander aux agent(e)s de programmer leurs prévisions de congés.