Gestionnaire Administratif de Laboratoire H/F - 75

Missions et responsabilités

Administratif :

· Gérer et traiter les informations écrites (mails, courriers...) et orales (appels téléphoniques),

· Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure

· Produire des tableaux de bord et en assurer le suivi,

· Alimenter et actualiser les bases de données

· Classer, organiser, archiver les documents physiquement et numériquement

· Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure

Administration RH :
- Constituer et instruire les dossiers techniques de recrutement (stagiaires gratifications et d'agents contractuels)
- Informer les agents sur les procédures et la mise en oeuvre de la réglementation,
- Analyser les textes réglementaires et leurs applications pour les mettre en oeuvre dans le domaine traité,
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers.

Gestion financière :
- Rédiger des actes juridiques concernant les recettes ou les dépenses sur l'ensemble d'un domaine de la gestion financière et/ou comptable à travers les engagements juridique, les missions, et les achats d'immobilisation
- Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques) (carte achat, service fait, suivi des engagements juridiques)
- Intervenir dans la mise en oeuvre de la politique d'achat
- Gérer et prévenir les actes juridiques avec les tiers (Litige fournisseur)
- Attribuer les crédits budgétaires affectés aux contrats et conventions de recherche

Missions transverses :
· Maitriser et communiquer aux chercheurs sur les procédures (recrutement, remboursement transport, restauration sociale, action sociale, justificatifs de mission, commandes publiques etc.) et la mise en oeuvre de la réglementation et les appuyer dans leurs demandes de documents administratifs

· Apprécier les spécificités de traitement des demandes en fonction des différentes sources de financement, notamment sur l'éligibilité de certaines dépenses.

· Participer à des groupes de travail pour améliorer les outils et les procédures.

· Mettre en oeuvre la politique d'achat et les procédures d'appel d'offre le cas échéant

· Piloter les activités et rendre compte à l'aide de tableaux de bord (reporting)

· Contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités

· Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure

· Mettre en place des actions de communication en interne et en externe

· Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure