Assistant de Direction - Crous de Paris H/F - 75

MISSION GENERALE DU POSTE :

Secrétariat de la direction générale de l'établissement et des missions et services qui leur sont directement rattachés.

ACTIVITES :
Assurer l'accueil physique, gérer les messages téléphoniques, les rendez-vous, informer et orienter les interlocuteurs internes et externes

Gérer et traiter les informations écrites et gérer les courriers sortants internes ou externes, signature, expédition...

Assurer l'accessibilité des informations

Gestion des plannings de la direction générale, : réunions, conseil d'administrations, déplacements, réservations de salle, réservations de train et hôtel, séminaires...

Gérer les fournitures de bureau, passer des commandes

Établir une relation d'information et de services avec l'ensemble de l'établissement

Établir des comptes rendus de réunions, ordre de mission

Gérer la constitution et le renouvellement des membres du conseil d'administration en relation avec les institutions et organisations concernées (Rectorat, Préfecture, collectivités locales, organisations syndicales...).

Assurer le quorum lors des réunions du conseil d'administration

Planifier, organiser la logistique et assurer le suivi des réunions de l'établissement (conseil d'administration, réunions préparatoire au CA, réunions avec l'équipe du CODIR, réunions avec les DUG et de chefs de services.....).

Mettre en forme, dactylographier, saisir, éditer des documents en respectant la charte graphique (courriers, dossier de contractualisation, publications, supports de présentation

Filtrage des interlocuteurs; transmet en interne et en externe les informations pertinentes

Elaborer des notes, des documents administratifs et rédiger des courriers

Établir l'annuaire du Crous de Paris

Assurer le suivi et diffusion des changements de permanences administratives

Traiter des opérations de gestions courantes

Commander des billets de trains ou d'avion lors des déplacements de la direction générale

Préparer les dossiers : constitution, synthèse et mise en forme des documents

Instruire les dossiers relatifs aux affaires générales de la direction Gérer les recours des étudiants (accueil physique et téléphonique, prise en charge jusqu'à résolution du dossier).

Gérer l'ensemble des contacts externes et internes du directeur de l'établissement (gestion du planning et des rendez - vous, préparation des déplacements, filtrage des interlocuteurs...).

Evaluer l'opportunité des demandes et des documents soumis au chef d'établissement (courriers, dossiers, documents soumis à sa signature...)

Mettre en place des modes de classement et d'archivage accessibles à l'unité et à son environnement.

Assurer et traiter les opérations de gestion des réservations de repas pour les groupes scolaires, étudiants et hôte de passage sur les différents restaurants du Crous de Paris

Distribution du courrier au sein des différents services,

Classer, archiver, scanner, photocopier