Encadrant Secrétariat H/F - 75

MétierAdministratif - Autres métiersType de contratTitulaire ou CDIService d'affectationCellule d'admission médicaliséePrésentation du service
L'HAD-AP-HP s'organise en quatre départements cliniques et une cellule d'admission médicalisée sous la responsabilité de la Direction des Opérations du Parcours et du Développement (DOPD).

Départements cliniques
Département Adultes : 16 unités de soins.
Département Mère-Enfant : coordination de pédiatrie, 5 unités de soins pédiatriques et 1 unité d'obstétrique.
Département Parcours de soins et activités transversales : coordination adultes, rééducation, diététique, service social, psychologues, unité de nui, équipe plaies
Département PUI et logistique : pharmacie à usage intérieur et unité de production de chimiothérapie.

la Cellule d'admission médicalisée (CAM)comprend deux secteurs complémentaires :

le secteur admissions qui gèreles dossiers administratifs.
Composé de 15 secrétaires.
Secteur médicalisé qui analyse les demandes d'admission.
Équipe pluridisciplinaire : médecins praticiens HAD, pédiatre, pharmacien (en rotation), IDE coordinatrice adultes, infirmière ou cadre puéricultrice, cadre de coordination (en rotation), 4 secrétaires fixes.
Ouvert du lundi au vendredi, de 8h30 à 17h30 avec une continuité administrative le week-end.
Les deux secteurs sontsous la responsabilité du cadre supérieur de santé.

Située au bâtiment de la Collégiale - 33 rue du Fer à Moulin, 75005 Paris (Métro : Les Gobelins),
Vos missions
MISSIONS PRINCIPALES
· Organiser l'activité et assurer le management opérationnel de l'équipe de secrétaires de la Cellule d'Admission Médicalisée (composée de 19 agents)

· Garantir l'efficacité et la qualité des prestations rendues

· Veiller à l'optimisation des moyens humains et logistiques du secrétariat

· Assurer le reporting auprès du cadre supérieur de la CAM et du directeur de la DOPD

ACTIVITÉS
Management des ressources humaines
· Encadrement direct de l'équipe de secrétaires des deux secteurs

· Répartition et organisation des ressources humaines en fonction des besoins

· Participation au recrutement des secrétaires : définition des besoins, entretiens, suivi de l'intégration et accompagnement des nouveaux arrivants

· Identification des besoins en formation continue et élaboration du plan de formation en lien avec les objectifs du service

· Suivi et évaluation des compétences et des résultats

Contrôle qualité
Supervision de l'ensemble des activités de secrétariat, avec une attention particulière portée à :

- La tenue du dossier patient

- Le suivi administratif des demandes

- L'identitovigilance, en collaboration avec les services concernés (facturation/frais de séjour, service social, etc.)

Veiller au respect des procédures et à l'application des bonnes pratiques

MISSIONS SPÉCIFIQUES
- Élaboration, mise à jour et diffusion des procédures de travail de la cellule d'admission

- - Animation hebdomadaire de la session EDT au sein des secrétariats

- Gestion administrative des recrutements pour l'ensemble de la DOPD

- Gestion de l'enveloppe matériel et budgétaire de la DOPD en lien avec le cadre supérieur et le directeur de la DOPD

- Participation au développement et à la valorisation de l'Hospitalisation à Domicile (HAD), notamment via l'amélioration continue des processus et outils administratifs
Profil recherché
SAVOIR-FAIRE :
- Maîtrise des outils bureautiques sous Windows : Word, Excel, Outlook
- Connaissance des fonctions de secrétariat en milieu médical
- Pratique des logiciels de l'AP-HP appréciée : ORBIS, SAP
- Appétence pour les thématiques RH, logistiques et administratives
- Capacité à animer et mobiliser les équipes autour de projets variés
- Compétences en organisation et animation de réunions
- Savoir fixer des objectifs et évaluer les résultats
- Maîtrise de la gestion des situations conflictuelles

QUALITÉS REQUISES :
- Dynamisme, adaptabilité, disponibilité
- Aisance relationnelle, sens de la diplomatie, capacité de négociation, aptitude à la communication
- Bonne capacité d'organisation : analyse, priorisation, anticipation
- Méthode, rigueur, esprit d'initiative
- Esprit de synthèse et discernement
- Respect des procédures et de la hiérarchie
- Sens de l'équité et maîtrise de soi
- Respect de la confidentialité et du secret professionnel
- Expérience en management appréciée
Schéma horaireJourTemps de travailAdministratif - ForfaitHoraires de travailamplitude horaire : 8h30/17h30. Repos week-end et jours fériés.TélétravailNon
Description de l'hôpitalL'établissement d'Hospitalisation à Domicile (HAD) est un hôpital public de l'AP-HP, en charge de près de 900 patients par jour, chez eux, auprès de leur famille et de leurs proches, principalement sur tout le territoire du Grand Paris. Plus grande structure publique d'hospitalisation à domicile en France, l'HAD possède une expertise spécifique dans le lien ville-hôpital et avec le secteur médico-social.Référence de l'offre2025-16865