Institut de France - Service des Fondations - Assistant Administratif H/F - 75

DESCRIPTION DU POSTE

Placé sous l'autorité du chancelier de l'Institut de France, et, par délégation, du directeur des services administratifs, l'assistant administratif (H/F) relève de la responsabilité hiérarchique directe de la cheffe du service des fondations.

Ses missions sont les suivantes :

Assurer le suivi administratif du service
- Rédiger et envoyer des courriers notamment à la suite des réunions des conseils d'administration;
- Recevoir, filtrer, transmettre, orienter les demandes (téléphone, courriel);
- Mise en place et suivi d'outils de gestion du service et des bases de données;
- Archivage des dossiers du service;
- Assister ponctuellement les chargés ou délégués de fondations dans la gestion de leurs fondations (appel à candidature, préparation de comités...);
- Gestion des fournitures.

Assurer le suivi budgétaire et comptable du service
- Assurer la gestion quotidienne : demande de devis, mise en paiement, saisie et suivi des dépenses dans le progiciel comptable, relance des fournisseurs et prestataires;
- Enregistrer et suivre des recettes du service;
- Imprimer et envoyer les reçus fiscaux.

Assister la cheffe de servicedans ses missions
- Organiser l'agenda : prise de rendez-vous, réservation de salles de réunion;
- Préparer et coordonner ses réunions, déplacements et événements professionnels;

participation à la préparation et rédaction des comptes rendus;
- Suivre les dossiers en cours en tenant compte des délais impartis;
- Assister la cheffe de service dans le suivi des dossiers qu'elle gère en direct.
- Assurer un soutien dans l'organisation des événements du service.