Redactrice - Redacteur Referent Bdc H/F - 75

Au sein du département des correspondances et des distinctions honorifiques du Bureau des Cabinets (site DESCARTES), composé de 8 agents répartis en deux pôles :

· Gestion des correspondances et interventions du/de la ministre

· Gestion des distinctions honorifiques pour le ministère (légion d'honneur et Ordre national du Mérite)

).

Vous exercerez vos fonctions sous la responsabilité directe de la responsable du département.

Vos activités s'inscrivent dans une logique de polyvalence entre les deux pôles.

Le pôle de la correspondance est chargé du traitement des courriers des citoyens, personnalités et élus adressés au/à la ministre. Au sein de ce pôle, vous devez notamment :

· Participer à l'enregistrement des courriers et courriels, à leur numérisation et circulation au sein du cabinet et des directions.

· Analyser les courriers reçus (particuliers, élus, professionnels, personnalités, etc.)

· Déterminer et alerter au besoin les situations sensibles ou urgentes.

· Rédiger des réponses aux courriers (accusés de réception, bordereaux d'envoi, projets de répons élaborés à partir d'éléments des directions du ministère, etc.) sur la base de lettres-type et de recherches documentaires.

· Rédiger, sur consignes du cabinet, des projets de réponse davantage personnalisée et approfondie.

· Assurer l'accueil téléphonique.

· Participer au projet de service du département et à la politique d'archivage.

· À l'instar de vos collègues, vous serez impliqué dans les différentes actions relevant de la modernisation de l'outil de gestion des courriers.

Le pôle des distinctions honorifiques instruit les dossiers de propositions de nomination aux deux ordres nationaux des personnalités du monde académique et scientifique. Au sein de ce pôle, vous interviendrez en appui des gestionnaire-rédacteurs pour :

· Constituer les mémoires de proposition dans les deux ordres nationaux - recherche d'informations et projets de rédaction.

· Rédiger des accusés de réception et lettres de félicitations sur la base de lettres-type.

En complément de ces missions vous interviendrez en appui au pilotage du département :

Assurer une fonction de référent auprès de l'équipe.
Contribuer à la structuration des procédures internes et à l'amélioration continue de la qualité rédactionnelle.
Être force de proposition dans l'organisation et la répartition des tâches, notamment en cas d'absence de la responsable du département.
Être en appui dans la gestion des priorités, des alertes et des situations sensibles ou urgentes.
Contribuer à la transmission des savoirs et à l'intégration des nouveaux arrivants.