Secrétaire au Bureau des Contenus Pédagogiques et des Langues - Dgesco C1-3 H/F - 75

Le/la secrétaire est responsable du traitement des courriers (arrivée et départ) et de l'ensemble des notes et textes réglementaires rédigés par le bureau : attribution, suivi, relecture, envoi et archivage.

Il/elle assure le suivi des questions parlementaires et dépose les éléments de réponse, validés par la hiérarchie, dans l'application dédiée (Réponses).

Il/elle prépare les parapheurs et assure leur suivi des processus de validation sur l'application dédiée de la direction générale (Elise).

Il/elle assure l'archivage des documents du bureau.

Dans son rôle d'assistant(e) de la cheffe du bureau et de son adjoint, il/elle gère l'agenda, effectue la réservation des salles pour les réunions de travail, assure la constitution des dossiers de réunion, prend en charge les appels téléphoniques et l'accueil des interlocuteurs : écoute, renseignement, orientation.

Le bureau C1-3 sollicite de nombreux groupes d'experts en académie. Dans ce contexte, le/la secrétaire assure, en lien avec les chargés d'études et l'encadrement du bureau, l'édition et l'envoi des ordres de mission des experts convoqués par la direction générale. Il/elle élabore les fiches financières pour le coût des déplacements des membres des groupes de travail et assure le suivi de leur rémunération en lien régulier avec les services en académie.

Il/elle transmet au service budgétaire de la direction les notifications académiques arbitrées par la cheffe du bureau pour la rémunération des experts.

Il/elle formalise enfin les ordres de mission pour les personnels du bureau dans le cadre de l'exercice de leurs missions.

Ces fonctions diversifiées impliquent un dialogue permanent avec les collaborateurs du bureau, les autres secrétariats de la direction générale et du ministère, les services académiques. En tant que de besoin, le/la secrétaire est sollicité(e) par la sous-direction et par la direction et contribue au renfort des secrétariats des différents bureaux de la sous-direction.