Adjoint·e au Service des Études Doctorales - Dirved H/F - 75

Mission :
Sous l'autorité hiérarchique du responsable du service des études doctorales et HDR, l'adjoint-e assure le lien administratif et la suivi administratif et financier des 5 écoles doctorales (767 doctorant-es au total et 389 directeurs-trices de recherche, professeur-es émérites inclus-es).

Activités principales :
· Seconder le responsable de service dans la coordination administrative des dossiers
· Assurer l'organisation administratif des écoles doctorales : préparation les réunions et rédaction des comptes rendus des conseils des écoles doctorales
· Assurer l'organisation et comptes-rendus des réunions du Collège doctoral
· Piloter les campagnes de mobilité doctorante des 5 ED
· Suivi de l'exécution du budget et analyse des dépenses
· Organisation d'actions d'information et de communication
· Assurer le suivi et l'harmonisation des supports et documents officiels des ED
· Gestion administrative et financière des conventions de financement d'allocations doctorales (exécution de dépenses, réalisation d'appels de fonds et de bilans financiers, lien avec les RH)
· Conception d'outils de suivi et d'évaluation, réalisation de bilans et de statistiques annuelles
· Assurer l'accueil, l'information et l'orientation du public interne et externe
· Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
· Mettre en place les actions de communication envers les doctorants
· Assurer une veille sur la réglementation et alerter sa hiérarchie
· Réaliser la mise à jour du site web et des listes de diffusion
· Saisir, mettre en forme et diffuser des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...)
· Suivre des dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
· Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
· Proposer et concevoir des outils de gestion administrative et classer/archiver les dossiers