Assistant de Direction au Secrétariat Particulier du Directeur des Services Judiciaires H/F - 75

Le titulaire du poste, placé sous l'autorité du secrétariat particulier du directeur, assure la gestion du secrétariat du directeur des services judiciaires et son adjoint.

A cet égard, ses missions sont les suivantes :
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs internes/externes
- Gestion de l'emploi du temps et des rendez-vous (tenue de l'agenda électronique)
- Gestion de l'organisation de réunions : matérielle (réservation et préparation de salles, commande de prestation, etc.), création des liens de la visioconférence, prise de contact avec les différents participants, etc.
- Gestion et organisation des déplacements : réservations des trains, vols, hôtels, etc. en lien avec de l'agence de voyages dédiée au ministère
- Gestion de la boite structurelle du secrétariat particulier et du pôle requêtes
- Constitution des dossiers en version papier et dématérialisé via le logiciel OneNote
- Mise à jour des annuaires, organigrammes et tout document relevant du secrétariat particulier
- Commande de matériels et demande d'intervention informatique
- Etablissement des attestations de service fait liées aux commandes de prestations
- Gestion des parapheurs en interne et externe via l'application Messager
- Préparation des parapheurs et mise en forme de courriers et documents divers
- Enregistrement et vérification des textes réglementaires transmis au cabinet du Ministre dans l'application SOLON aux fins de publication au journal officiel,
- Traitement du courrier (enregistrement, suivi et orientation),
- Navette courrier entre le M3 et le M2,
- Traitement des requêtes, questions écrites et courriers parlementaires en lien avec le chargé de requêtes.

Il assure enfin toute autre mission qui pourrait lui être confiée à titre exceptionnel et ponctuel par le directeur des services judiciaires et la cheffe de cabinet de la direction des services judiciaires.