Assistant Secrétaire H/F - 75

Dans le cadre de sa mission, il/elle est notamment chargé/e de :

Accueil et information

· accueillir, informer, orienter les visiteurs, interlocuteurs

· assurer l'accueil téléphonique et électronique

· réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier

· organiser la logistique des réunions (salles, dossiers...)

Gestion de l'information

· rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs ou techniques

· saisir, mettre en forme les documents ; rédiger des courriers, documents administratifs et des comptes rendus de réunion

· exploiter et mettre à jour des fichiers de données concernant le service (fichiers de contacts, autorisation de photographier/ filmer...)

· assurer les travaux de reproductions de documents

· classer les documents (papiers ou électronique) selon l'organisation interne

Gestion administrative

· participer au suivi de la gestion du personnel pour le service (congés, demande de formations, stagiaires...)

· participer au suivi des marchés de fournitures, de services et de travaux et aux relations avec les fournisseurs (fournitures de bureau, réception)

Logistique

· Créer et mettre à jour les plannings des médiateurs des expositions-ateliers à la Galerie des enfants

· réaliser et mettre à disposition les fiches détaillant le contenu des ateliers des enfants à destination de l'accueil et en assurer le suivi

· réaliser le suivi administratif des activités et des recrutements

· assurer un assistanat ponctuel sur des opérations évènementielles