Assistant en Gestion Administrative au Bureau des Stages Réf. 33341 H/F - 75

Fonctions : Assistante ou Assistant en gestion administrative au bureau des
stages
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J
Emploi-type : Assistante ou Assistant en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 2 ans).

Fonctions de l'agent-e :
La ou le titulaire du poste travaille directement en relation avec le Directeur de la DOSIP et de fait du bureau des stages. Elle ou il coordonnera l'activité du bureau des stages tout en gérant directement des dossiers.

Missions principales :
- Coordination bureau des stages (en lien avec le Directeur) :
- Planifier l'organisation des activités du bureau des stages
- Répartir les dossiers entre les personnels du bureau
- S'assurer de l'avancement des dossiers en fonction des statuts
- Vérifier les conventions avant la mise à la signature auprès du Directeur de la DOSIP ou des personnes ayant délégation de signature au sein de la Faculté en l'absence du Directeur de la DOSIP
- Organiser le classement des dossiers papiers et électroniques
- Organiser l'archivage des dossiers papiers avec le servie archives de Sorbonne Université
- S'assurer de la qualité des réponses aux mails de la messagerie du service des stages ou via la plateforme des stages
- Remonter au Directeur les dysfonctionnements et problèmes de la plateforme de stages
- Rédiger des modes opératoires
- Suivre le tableau des stages à l'étranger
- Être en lien avec les enseignants référents pour donner les accès à la plateforme
- Assurer le suivi statistique des conventions de stages
- Assurer le suivi des conventions de stages dans le cadre de la césure en lien avec le Service des Inscriptions Administratives
- Gestion des conventions de stages :
- Contrôle des pièces administratives des conventions de stages
- Intégration des pièces justificatives dans la GED ou les dossiers partagés
- Classement et archivage des dossiers papiers
- Mise à jour des bases de données des stages (fichiers Excel)
- Accueil physique des étudiantes et étudiants pour les conventions de stage
- Accueil téléphonique pour les conventions de stages
- Envoi par mail ou courrier des conventions de stage signées
- S'assurer de l'archivage des dossiers papiers

Missions secondaires :
- Participation aux salons (Education, Post-Bac...) qui se déroulent sur le WE.
- Participation aux 2 journées portes ouvertes (Licence et Master) qui se déroulent un Samedi
- Assurer ponctuellement l'accueil physique et téléphonique du public à la DOSIP afin d'assurer la continuité de service public