Assistant d'Administration H/F - 75

La Cellule d'Appui au Commandement (C.A.C) est placée sous l'autorité du directeur des hôpitaux des armées et est en charge de toutes les tâches administratives qui relèvent des différents bureaux de la direction (courrier arrivée / départ, mise en forme des courriers, gestion des agenda, planification des rendez-vous, réunions, séminaires, cérémonies...), le traitement du courrier des boites fonctionnelles ; signature des parapheurs, gestion des appels téléphoniques, suivi de l'indicateur STRATEVACS, classement et archivage des documents, gestion des fournitures, gestion des permissions des officiers généraux, des astreintes et permanence de la direction des hôpitaux des armées (DHA).
De plus, le titulaire du poste :
- Communique les décisions et les informations par des moyens appropriés,
- Accompagne les nouveaux personnels dans leur prise de fonction au sein de la direction,
- Met à jour l'annuaire téléphonique et le transmet à la Direction Centrale di Service de Santé des Armées (DCSSA) à Balard, aux HIA et service des archives des hôpitaux militaires des armées (SAHMA) pour diffusion générale tous les mois.
Environnement professionnel :
- Bureau des services intérieurs
- Secrétariat des chefs de division et bureaux de la D.H.A.
- Autres directions, notamment dans la gestion du courrier et planning
Suppléance assurée par : les secrétaires en poste
Gérer les agendas, les prises de rendez-vous au sein de la D.H.A.
Gérer les appels téléphoniques
Traiter et suivre les courriers arrivée / départ
Gérer les permissions des officiers généraux
Gérer les ordres de missions
Planifier et organiser les réunions (réservation des salles, équipement...)
Suivre l'indicateur STRATEVAC
Gérer les accès visiteurs sur le site du fort-neuf de Vincennes et Balard
Concevoir, mettre en forme les supports de réunion, les relevés de décision, les compte-rendu, les courriers, notamment à partir d'indication sommaires
Assister les nouveaux personnels lors de leur intégration
Rédiger les compte-rendu de réunions
Classer et archiver la documentation
Gérer les fournitures