Secrétariat Gestion H/F - 75

Le titulaire du poste est affecté au secrétariat du pôle.

Le secrétariat comprend 2 agents de catégorie C sous la responsabilité directe de l'adjoint du chef de Pôle (catégorie B).

Le secrétariat assure les missions suivantes :
- Secrétariat du sous-directeur et de son adjoint : appels téléphoniques, tenue des agendas et des plannings,
- Accueil téléphonique et physique de la sous-direction
- Gestion de la boîte structurelle commune
- Mise en forme de notes et dossiers,
- Enregistrement et suivi des courriers et des parapheurs (logiciels «MESSAGER», «Courrier» et «Tableau de suivi»), envoie du courrier,
- Relations avec le secrétariat du Cabinet du Directeur de la PJJ (urgences courrier, recherches),
- Réservation de salles pour les réunions de la sous-direction,
- Tenue des congés des personnels de la sous-direction,
- Suivi des déplacements et des frais de mission,
- Suivi des commandes avec les secrétariats mutualisés (cabinet de la directrice, sous-direction du pilotage et des moyens budgétaire, sous-direction des ressources humaines)
- Opérations logistiques,
- Gestion des commandes publique
- Suivi des demandes de télétravail
- Rédaction des ordres de mission
- Organisation et participation des événements de la sous-direction (séminaires, COPIL, RDME...)